Protection des données

Notice relative à la protection des données à caractère personnel

Voilà des années que le Bureau d’Assurances Maron & Fils accorde une très grande importance au respect de la vie privée. Nous traitons les données à caractère personnel de chaque personne physique avec soin et d'une manière tenant compte de la législation en vigueur, peu importe si cette personne physique est un preneur d'assurance (potentiel), un assuré, une victime, un bénéficiaire, une personne de contact au sein d'une entreprise, un témoin, un expert…

Cette déclaration explique pourquoi Assurances Maron collecte des données à caractère personnel, ce que nous en faisons et quels sont vos droits.

1. Qui sommes-nous ?

le Bureau d’Assurances Maron & Fils est une société privée à responsabilité limitée immatriculée sous le numéro BE 0475.571.402 dont le siège social et le siège d’exploitation se trouvent Avenue Hanlet 44B à B-4800 Verviers.(ci-après “Assurances Maron”) traite vos données à caractère personnel (ci-après les “données personnelles”) pour son propre compte, en tant que responsable du traitement.

Le responsable du traitement, au sens de la réglementation européenne en matière de protection des données, est la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

2. Que signifie une "donnée personnelle" ?

Une donnée personnelle est toute information à propos d’une personne physique identifiée ou identifiable (par exemple le nom d’une personne, sa photo, son numéro de téléphone, un numéro de contrat, un mot de passe, etc.).

3. Quelles données personnelles utilisons-nous ?

Nous traitons uniquement les données personnelles strictement nécessaires pour la réalisation des finalités évoquées ci-après (cfr point 4). En fonction de votre situation particulière et notamment du type d’assurance concerné, Assurances Maron peut traiter les données suivantes :

  • • données d’identification (par exemple : nom, prénom, adresse, n° de carte d’identité, etc.) ;
  • • données de contact (par exemple : adresse, adresse email, téléphone, etc.) ;
  • • composition du ménage (par exemple : état civil, nombre d’enfants, etc.) ;
  • • vue financière globale (par exemple : vos biens immobiliers, etc.) ;
  • • profession (par exemple : fonction exercée, formation, etc.) ;
  • • habitudes de vie, habitudes de consommation de biens et de services ;
  • • loisirs et intérêts ;
  • • caractéristiques du logement ;
  • • enregistrement d’images et de sons.

Assurances Maron peut également être amenée à traiter certaines données sensibles, bénéficiant d’une protection particulière, telles que :

  • • des données concernant votre santé, notamment en vue d’assurer la bonne gestion de contrats d’assurances liés à votre santé (assurance-vie, hospitalisation, revenu garanti, etc.), la gestion de votre dossier médical et la gestion d’un sinistre avec dommage corporel ;
  • • des données relatives aux condamnations pénales et aux infractions.

Assurances Maron traite ces données avec un soin tout particulier.

Nous sommes également susceptibles d’utiliser les données obtenues de sources externes, notamment dans les cas suivants :

  • • employeur souscrivant une assurance pour ses membres du personnel ;
  • • fournisseurs professionnels de données pour la correction des données (par exemple la correction orthographique de votre adresse) ;
  • • fournisseurs professionnels de données pour l’émission d’offres ;
  • • enrichissement de données (notamment concernant la composition de votre famille) ;
  • • publication ou transmission de vos données par des tiers autorisés ou des fournisseurs professionnels de données.

Dans certains cas, nous sommes amenés à utiliser des données personnelles relatives à d’autres personnes que vous, et par exemple :

  • • vos enfants, votre partenaire, le bénéficiaire d’une assurance-vie ;
  • • vos membres du personnel ;
  • • une personne impliquée dans le cadre d’un sinistre (témoin, victime…).

Si vous nous communiquez de telles données, nous vous invitons à en informer les personnes concernées.

4. Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

4.1. Pour satisfaire aux obligations légales

Assurances Maron a besoin de certaines données à caractère personnel pour satisfaire à ses obligations légales. Si elle ne peut pas disposer de ces données, elle ne peut pas conclure d’accord avec vous, le poursuivre ou effectuer une opération demandée par vous-même ou par une tierce partie à votre avantage.

Les dispositions légales qui incitent Assurances Maron à traiter vos données à caractère personnel sont entre autres:

  • • la législation sur les assurances, en particulier la loi du 4 avril 2014 et la loi du 2 août 2002 relative à la surveillance du secteur financier et aux services financiers;
  • • la législation contre le blanchiment d’argent, en particulier la loi du 18 septembre 2017;
  • • la législation relative aux sanctions, en particulier le Règlement européen 2580/2001/CE;
  • • les obligations comptables et fiscales.

4.2 Pour pouvoir conclure et exécuter le contrat

Certaines données à caractère personnel sont nécessaires pour conclure le contrat d’intervention ou fournir le service que vous pouvez attendre de Assurances Maron dans le cadre de l’exécution du contrat.

Font entre autres partie du service de Assurances Maron: les conseils, l’offre et la proposition de contrats d’assurance, mais également la réalisation du travail préparatoire à la conclusion des contrats d’assurance et la souscription proprement dite de ceux-ci. Enfin, Assurances Maron vous épaulera aussi dans la gestion et l’exécution des contrats d’assurance. Elle se chargera des déclarations de sinistres et désignera, si nécessaire, des experts ou entrera en contact avec d’autres parties concernées et leur cédera vos données à caractère personnel.

Si vous désirez utiliser un système de tiers payant, Assurances Maron devra également traiter des données à caractère personnel pour ce faire.

4.3 Pour le bon fonctionnement de nos services

Assurances Maron traitera aussi vos données à caractère personnel sur la base de son intérêt légitime.

Les traitements réalisés à cette fin s’inscrivent notamment dans le cadre de:

  • • la gestion de la clientèle;
  • • l’administration centrale au sein de Assurances Maron
  • • le contrôle général de l’entreprise, en ce compris le suivi de la rentabilité;
  • • la gestion des risques, la lutte contre la fraude et la mise en conformité;
  • • l’assistance juridique et la défense de nos droits;
  • • le contrôle et l’amélioration de la qualité de la prestation de services;
  • • l’audit interne;
  • • l’assistance informatique à d’autres fins (par exemple: utilisation de données pseudo-anonymes lors des tests de programmes, la recherche de causes et la résolution de problèmes informatiques…);
  • • la protection du réseau et des informations, en ce compris le contrôle d’accès; les études et les statistiques;
  • • l’analyse de l’utilisation de sites Web, d’applications… en vue d’améliorer nos produits et nos services;
  • • le marketing direct à la clientèle existante (publipostages commerciaux, invitation à des événements et séminaires, envoi d’enquêtes…).

Dans le cadre de ces traitements, Assurances Maron prendra systématiquement en considération ses propres intérêts par rapport à vos droits et à vos attentes raisonnables. Si vous n’êtes pas d’accord avec l’un des traitements susmentionnés, vous pouvez vous y opposer.

4.4 Pour le bon fonctionnement des services de notre clientèle et de nos assureurs

Assurances Maron traitera aussi vos données à caractère personnel sur la base d’intérêts légitimes de tierces parties comme les clients, les employeurs et les assureurs. Cela se fera uniquement si l’intérêt de l’autre partie est plus important que l’impact sur vos droits et sur vos attentes raisonnables.

Les traitements réalisés à cette fin s’inscrivent notamment dans le cadre de:

  • • rapports de statistiques à des clients et employeurs, par exemple afin d’améliorer les conditions de travail, de prévoir une formation ciblée…;
  • • demandes et comparaisons d’offres d’assurances;
  • • la prévision et la prise d’assurances (par exemple: assurance accidents du travail).

Lorsque c’est possible, ces données sont communiquées sur une base anonyme avec les parties concernées.

4.5 Pour faire du marketing direct

Assurances Maron désire vous proposer des produits et services susceptibles de vous intéresser. Par ailleurs, nous considérons qu’il est de notre mission de vous indiquer les nouveaux risques professionnels qui peuvent par exemple menacer la continuité de votre entreprise.

Afin de vous conseiller au mieux, Assurances Maron se sert des données à sa disposition. Assurances Maron utilise ainsi vos données à caractère personnel pour faire du marketing direct. À travers l’analyse de celles-ci, vous bénéficiez d’une approche sur mesure et Assurances Maron peut vous faire des propositions personnalisées. Si vous ne le désirez pas, n’hésitez pas à nous le faire savoir.

4.6 Parce que vous nous avez donné votre autorisation pour ce faire

Certaines données à caractère personnel sont uniquement traitées parce que vous avez donné votre autorisation pour ce faire à Assurances Maron. Vous pouvez toujours retirer cette autorisation, sans devoir motiver votre décision.

Ce retrait signifie que les traitements anciennement autorisés ne seront plus possibles à l’avenir. Le retrait de votre autorisation n’implique toutefois pas que les traitements ayant été réalisés sur la base de votre autorisation ne seront plus valables.

5. Vos droits

5.1 Vous pouvez consulter vos données à caractère personnel

Si vous désirez savoir si et quelles données à caractère personnel vous concernant sont traitées par Assurances Maron, vous pouvez demander de les consulter. Assurances Maron vous fournira alors un aperçu le plus complet possible des données à caractère personnel qu’elle traite dans ses fichiers actifs. Étant donné la grande quantité de données à caractère personnel traitées par Assurances Maron, nous vous demandons de nous préciser sur quelles informations ou quelles activités de traitement porte la demande. Les données à caractère personnel uniquement reprises dans les fichiers de sauvegarde ou dans les journaux ou qui ne peuvent pas être directement associées avec vous ne seront pas reprises. Étant donné la sensibilité des données portant sur la santé, celles-ci ne sont pas envoyées par défaut. Pour ce faire, nous vous demandons de nous indiquer à quel médecin nous pouvons les envoyer afin qu’elles soient à votre disposition auprès de celui-ci.

5.2 Vous pouvez faire corriger vos données à caractère personnel

S’il apparaît que les données à caractère personnel que nous traitons pour vous sont incomplètes ou ne sont (plus) pas correctes, vous pouvez les (faire) adapter et/ou compléter.

5.3 Parfois, vous pouvez faire effacer vos données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont automatiquement effacées après quelque temps. Vous trouverez de plus amples explications à ce sujet au point 6. Si vous pensez que vos données à caractère personnel sont traitées à tort, vous pouvez demander que Assurances Maron les efface plus tôt.

5.4 Vous pouvez émettre des objections contre une utilisation déterminée de vos données à caractère personnel

Il peut arriver qu’en raison d’une situation spécifique dans laquelle vous vous trouvez, vous ne soyez pas d’accord avec un traitement sur la base des intérêts légitimes de Assurances Maron. Dans ce cas, vous pouvez émettre des objections contre le traitement de vos données à caractère personnel et Assurances Maron examinera vos intérêts spécifiques ainsi que les siens. C’est uniquement s’il y a des motifs légitimes impérieux qui l’emportent sur vos intérêts (par exemple: lutte contre la fraude) ou dans le cadre d’une (future) action que Assurances Maron continuera à traiter vos données à caractère personnel.

Si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel pour le marketing direct, Assurances Maron mettra un terme au traitement effectué à cette fin.

Vous avez le droit de ne pas nous communiquer les données personnelles que nous vous demandons. Si vous refusez toutefois de nous fournir les données demandées dans le cadre de l’émission d’une proposition d’assurance, de la conclusion d’un contrat d’assurance ou d’une déclaration de sinistre, Assurances Maron pourrait se trouver dans l’impossibilité de conclure un tel contrat ou de donner suite à votre demande d’intervention.

5.5 Vous pouvez vous opposer à une utilisation déterminée de vos données à caractère personnel

Vous pouvez demander à Assurances Maron de limiter le traitement de vos données à caractère personnel si vous avez par exemple besoin de temps pour contrôler l’exactitude de vos données à caractère personnel, si le traitement est illégitime, si Assurances Maron n’a plus besoin de ces données à caractère personnel (mais vous bel et bien dans le cadre d’une action) ou si vous avez émis une objection contre un traitement et s’il doit encore y avoir un examen des intérêts.

5.6 Vous pouvez demander de céder vos données à caractère personnel à une autre partie

Pour les données à caractère personnel que vous avez vous-même fournies à Assurances Maron, et qui sont traitées avec votre autorisation ou sur la base d’un contrat et par l’intermédiaire d’un procédé automatisé, vous pouvez demander qu’elles vous soient cédées ou qu’elles soient cédées à une autre partie.

5.7 Vous pouvez parfois refuser que des décisions soient prises sur la base d’un traitement automatisé

Dans certains de nos processus, des décisions sont prises sans intervention humaine. Citons à titre d’exemple le remboursement d’un sinistre pour lequel il est également clair pour un ordinateur dans la situation spécifique que le remboursement est évident. L’existence d’une telle prise de décision automatisée et la logique sous-jacente sont indiquées lors du processus. Vous pouvez toujours contacter votre personne de contact auprès de Assurances Maron si vous avez des questions à propos de cette prise de décision automatisée ou si vous ne comprenez pas une décision et désirez de plus amples explications à cet égard.

5.8 Vous pouvez retirer votre autorisation

Vous pouvez à tout moment retirer votre autorisation pour les données à caractère personnel que Assurances Maron traite sur la base de votre autorisation. Si vous retirez votre autorisation, il est possible que Assurances Maron ne soit plus en mesure de fournir certains services.

5.9 Comment pouvez-vous exercer ces droits?

Si vous désirez exercer l’un de ces droits, il est important que:

  • • vous formuliez clairement votre demande à Assurances Maron (entre autres à propos des informations ou de l’activité concernée par votre demande, du type d’assurance, de votre numéro de client…);
  • • vous vous identifiiez (par exemple : par l’intermédiaire des plates-formes en ligne sécurisées ou par une copie de votre carte d’identité).

Selon l’importance et l’impact de votre demande, Assurances Maron peut demander des informations complémentaires.

Il vaut mieux adresser votre demande à votre personne de contact auprès de Assurances Maron.

Vous trouverez de plus amples informations à propos de la législation relative à la protection des données à caractère personnel à l’adresse www.privacycommission.be, le site Web de l’autorité belge pour la protection des données. Vous pouvez également y introduire une plainte.

6. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles transférées ?

Assurances Maron peut transmettre vos données à caractère personnel à des tierces parties impliquées dans l’exécution d’un contrat ou d’une police. Il s’agit par exemple d’assureurs (potentiels), de la personne de contact d’une entreprise, d’experts et conseillers (médicaux), d’une banque, d’une mutualité…

Vos données de santé sont traitées avec le plus grand soin. Afin de ne pas traiter de données inutiles, nous vous demandons de respecter les accords pris dans la police d’assurance. Ainsi, dans certaines circonstances, il est demandé d’envoyer directement des informations médicales au médecin-conseil de la compagnie d’assurance.

Si Assurances Maron communique ces données à une tierce partie (par exemple : un assureur ou votre médecin traitant), cela s’inscrit uniquement dans le cadre de l’exécution d’un contrat ou du remboursement d’un sinistre.

Assurances Maron peut également transmettre vos données à caractère personnel à des parties impliquées dans le traitement d’un sinistre. Il s’agit par exemple de (l’assureur de) l’autre partie, d’experts et conseillers (médicaux), d’une banque…

Pour que sa prestation de services se déroule d’une manière optimale, Assurances Maron fait appel à plusieurs fournisseurs et sous-traitants. Afin d’exécuter correctement leurs missions, il se peut qu’ils aient accès à vos données à caractère personnel. En concluant avec eux un contrat de traitement, Assurances Maron leur impose des directives très claires en fonction et dans le cadre desquelles vos données à caractère personnel peuvent être traitées. En outre, Assurances Maron leur impose également toutes les normes de protection requises.

Si Assurances Maron y est légalement contrainte, elle partagera vos données à caractère personnel avec les instances publiques compétentes.

Important: Assurances Maron ne vend pas vos données à caractère personnel!

Assurances Maron a pour objectif de traiter vos données à caractère personnel le plus possible au sein de l’Espace économique européen, sauf si c’est strictement nécessaire à l’exécution du contrat (par exemple: prise de contact avec un expert local en cas de sinistre à l’étranger). Si ce n’est pas le cas, Assurances Maron vous en informera.

7. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités visées ci-avant. Ceci signifie par exemple que nous conservons vos données durant l’exécution du contrat d’assurance mais également durant la période de prescription légale applicable.

Lorsque plus aucune finalité ne justifie la conservation de vos données personnelles, nous ne les conservons que dans la mesure où la loi l’impose.

8. Comment pouvez-vous rester au courant des modifications apportées à cette Notice ?

Assurances Maron peut apporter des modifications à cette notice. Nous vous informerons de toute modification de la notice via notre site internet.

Questions et problèmes en rapport avec le respect de la vie privée

Vous pouvez vous adresser à notre bureau pour l’ensemble de vos questions et problèmes relatifs au traitement de vos données à caractère personnel: